物料規(guī)格一般是由企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和品質(zhì)管理部制定。采購人員雖無權(quán)制定或修改物料規(guī)格，但是有權(quán)要求規(guī)格部門對物料規(guī)格進行詳細、準確的描述，以便供應商理解規(guī)格的全部內(nèi)容，了解企業(yè)對物料品質(zhì)要求的尺度。

    一、物料規(guī)格的表現(xiàn)方式

    * 工程圖紙

    對于非通用零部件，企業(yè)常用工程圖紙對其進行描述。供應商將根據(jù)工程圖紙進行生產(chǎn)或組裝，來料檢驗部門則按工程圖紙測量尺寸和進行其他方面的檢驗。

    * 樣品

    樣品一般用于那些難以用文字、圖片表示的物料或物料的某些特性。比如，塑膠件的外觀標準就常常需要用樣品來配合工程圖紙加以規(guī)定。

    * 技術(shù)文件

    技術(shù)文件常用于那些難以用圖紙來表態(tài)或難以呈送樣品（或樣品不好保存）的物料。

    二、物料規(guī)格的設計要點

    物料規(guī)格的制定作業(yè)，雖是工程或技術(shù)人員的責任，但為了所制定的規(guī)格符合采購要求，采購人員對規(guī)格的制定應加以留意，并提供適當?shù)慕ㄗh。物料規(guī)格設計的要點如下：

    * 一般性物料應盡量采用國際性及通用性的規(guī)格。

    * 規(guī)格設計要力求新穎，并以適應新發(fā)明原料及制造方法為原則。

    * 設計物料規(guī)格需要有合理的公差，以方便掌握制作品質(zhì)，容易控制時效。

    * 主要規(guī)格應力求清晰、明確，次要規(guī)格應具有彈性，避免苛求。

    三、物料規(guī)格的選用

    物料規(guī)格決定是否適當，是物料品質(zhì)控制的關(guān)鍵?，F(xiàn)介紹使用規(guī)格的選用順序如下：

    * 國內(nèi)規(guī)格選用順序

    1、國家標準。凡有國家標準可用者，原則上不應使用其他規(guī)格采購。

    2、各行業(yè)或協(xié)會制定的標準。如無國家標準可用時，可以考慮使用國內(nèi)各行業(yè)或?qū)W會、協(xié)會、委員會所制定的標準。

    * 國外規(guī)格選用順序

    1、國際通用規(guī)范。凡是有國際通用規(guī)范可以采用者，不得使用其他規(guī)格采購。

    2、其他國家規(guī)格中用通用性者。

    * 補助規(guī)格的使用及限制

    1、供應商設計規(guī)格。如企業(yè)本身無能力制定規(guī)格時，可考慮國內(nèi)具有工業(yè)水準及檢驗能力的供應商代為設計規(guī)格，但供應商設計的規(guī)格最好先經(jīng)過專業(yè)人員審計后才能使用。

    2、藍圖、照片、說明書。這些僅能作為規(guī)格的輔助資料，不能單獨用以作為采購的唯一依據(jù)。