“說(shuō)到必須做到”，建立有效的記錄保持程序，以文件證明HACCP體系。準(zhǔn)確的記錄保持是HACCP計(jì)劃成功的重要部分。記錄提供了關(guān)鍵限值得到滿足或當(dāng)關(guān)鍵限值發(fā)生偏離時(shí)所采取的適用的糾正措施。同樣地，記錄也為加工過(guò)程調(diào)整，防止CCP失控提供了監(jiān)控手段。記錄應(yīng)明確顯示監(jiān)控程序已被遵循，并應(yīng)包括監(jiān)控中獲得的真實(shí)數(shù)值。它是HACCP計(jì)劃審核的依據(jù)。記錄保持的內(nèi)容填寫(xiě)在HACCP計(jì)劃表的第（9）欄中。
記錄的種類(lèi)：在HACCP體系中至少應(yīng)保存以下四方面的記錄：HACCP計(jì)劃以及支持文件；關(guān)鍵控制點(diǎn)（CCP）監(jiān)控記錄；采取糾正措施的記錄；驗(yàn)證記錄。
（1）HACCP計(jì)劃以及支持性文件。當(dāng)危害分析顯示有可能發(fā)生一種或多種食品安全危害時(shí)，企業(yè)必須建立并執(zhí)行書(shū)面的HACCP計(jì)劃。HACCP計(jì)劃必須至少包括以下內(nèi)容：
1）列出危害分析所確定的，可能發(fā)生，且必須對(duì)其加控制的食品安全危害（生物的、化學(xué)的和物理的）。
2）對(duì)已確定的食品危害列出CCP。
3）列明每個(gè)CCP必須滿足的CL指標(biāo)。
4）列明用于監(jiān)控每個(gè)CCP的過(guò)程的頻率，以確保與CL指標(biāo)一致。
5）列出預(yù)采取的糾正措施計(jì)劃。
6）提供記錄CCP監(jiān)控的記錄保持體系。記錄必須包括監(jiān)控期間獲得的實(shí)際值觀察結(jié)果。
7）列明驗(yàn)證程序和頻率。
HACCP支持文件包括用于制定HACCP計(jì)劃的信息和資料。如書(shū)面的危害分析表、用于進(jìn)行危害分析和建立CL的任何信息的記錄。
支持文件可以包括：制定抑制細(xì)菌性病原體生長(zhǎng)的方法時(shí)所使用的足夠的數(shù)據(jù)，建立產(chǎn)品安全貨架壽命所使用的數(shù)據(jù)，以及在確定殺死細(xì)菌性病原體加熱強(qiáng)度時(shí)所使用的數(shù)據(jù)。除了數(shù)據(jù)以外，支持性文件也可以是與有關(guān)顧問(wèn)或其他專(zhuān)家進(jìn)行咨詢(xún)的信件。
另外，支持性文件還應(yīng)包括：HACCP小組的名單和他們的職責(zé)；在制定HACCP計(jì)劃中采取的預(yù)期步驟的概要以及必須先具備的程序。
（2）CCP監(jiān)控記錄。HACCP監(jiān)控記錄是用于證明CCP處于受控狀態(tài)而保存的。監(jiān)控記錄應(yīng)該實(shí)際發(fā)生的事實(shí)，記錄應(yīng)具有完整性和原始性，有專(zhuān)人定期進(jìn)行復(fù)查，而且應(yīng)該至少每周審核一次，并簽字，注明日期。以確保CCP按HACCP計(jì)劃受控。記錄的復(fù)查驗(yàn)證還將在“原理七：驗(yàn)證程序”中做進(jìn)一步的討論。通過(guò)審查監(jiān)控記錄，可以判斷一個(gè)HACCP計(jì)劃是否在有效運(yùn)行和實(shí)施。
通過(guò)追蹤記錄上的值，操作者或管理人員可以確定一具加工是否正達(dá)到它的CL。通過(guò)記錄復(fù)查可以確定傾向，以加工進(jìn)行必要的調(diào)整。如果在CL發(fā)生偏離時(shí)前定期進(jìn)行調(diào)整，加工者可以減少或消除由于采取糾正措施而消耗的人力和物力。
所有的HACCP監(jiān)控記錄應(yīng)該是包含下列信息的表格：表頭、公司名稱(chēng)和地址、時(shí)間和日期、產(chǎn)品確認(rèn)（包括產(chǎn)品型號(hào)、包裝規(guī)格、加工線和產(chǎn)品編碼以及預(yù)期用途等）、實(shí)際觀察或測(cè)量情況、CL、操作者的簽名、記錄被評(píng)審的日期以及評(píng)審人的簽字。
（3）糾正措施的記錄。糾正措施的記錄除了一般的要求之外，應(yīng)說(shuō)明整個(gè)糾正措施的實(shí)施包括產(chǎn)品的評(píng)估和處理，描述偏離，負(fù)責(zé)人簽名，必要時(shí)評(píng)審記錄。詳細(xì)的內(nèi)容和記錄格式可參見(jiàn)“原理五：糾正措施”。審核時(shí)就是看是否按照HACCP計(jì)劃中所制定的糾正措施去實(shí)施，或者是否按HACCP法規(guī)中所述的要求去實(shí)施，應(yīng)至少一周內(nèi)進(jìn)行審核。
（4）驗(yàn)證記錄。
驗(yàn)證記錄包括：檢測(cè)設(shè)備的校驗(yàn)記錄，產(chǎn)品的檢驗(yàn)、試驗(yàn)記錄（生物學(xué)，物理，化學(xué)）以及HACCP計(jì)劃的驗(yàn)證記錄，進(jìn)口商驗(yàn)證記錄，供貨方保證書(shū)以及原料產(chǎn)品的驗(yàn)證記錄，現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄等。加工企業(yè)應(yīng)在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行評(píng)審驗(yàn)證記錄。
關(guān)于記錄的驗(yàn)證在“原理七：驗(yàn)證程序”中還會(huì)做詳細(xì)的講解。
記錄的要求：各項(xiàng)記錄除滿足各自的具體要求外，還必須滿足下列要求：
1）嚴(yán)肅性-----各項(xiàng)記錄是判斷HACCP是否在執(zhí)行的依據(jù)或CCP是否在控的證據(jù)，必須確保記錄產(chǎn)生的嚴(yán)肅性；
2）真實(shí)性-----各項(xiàng)記錄必須在現(xiàn)場(chǎng)觀察時(shí)記錄，不允許提前記錄或之后補(bǔ)記，更不允許偽造記錄；
3）原始性-----各項(xiàng)記錄必須保持原始性，不允許任意涂改、刪除或篡改；
4）完整性-----各項(xiàng)記錄必須完整，不允許缺頁(yè)、缺項(xiàng)、缺內(nèi)容。因此，設(shè)計(jì)記錄表格時(shí)，在滿足記錄要求的前提下，應(yīng)使其具有可操作性，避免繁瑣。
記錄的審核和保存：根據(jù)法規(guī)要求，應(yīng)對(duì)監(jiān)控記錄、糾正措施記錄和驗(yàn)證記錄進(jìn)行定期評(píng)審，前兩種記錄要求在1周內(nèi)完成，后一種記錄要求在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，所謂合理的時(shí)間是指加工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，以及運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性來(lái)具體安排對(duì)驗(yàn)證記錄的評(píng)審。審核人員應(yīng)在記錄上簽字且注明審核日期。審核時(shí)主要審核是否按規(guī)定的方法和次數(shù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，是否符合CL，是否在必要時(shí)已采取了糾正措施（因?yàn)楸O(jiān)控與糾正措施常常結(jié)合在一起，當(dāng)然有時(shí)糾正措施也可另立檔案）。
記錄一般根據(jù)商品不同而需保存1~2年，即冷藏水產(chǎn)品為1年，而冷凍水產(chǎn)品或其他貨物穩(wěn)定的制品一般為2年，其他說(shuō)明加工設(shè)備、工藝的有效性或研究報(bào)告應(yīng)至少保存2年?？梢杂糜?jì)算機(jī)保存記錄，但應(yīng)注意資料的完整性以及是否簽名的一致性。
記錄的種類(lèi)：在HACCP體系中至少應(yīng)保存以下四方面的記錄：HACCP計(jì)劃以及支持文件；關(guān)鍵控制點(diǎn)（CCP）監(jiān)控記錄；采取糾正措施的記錄；驗(yàn)證記錄。
（1）HACCP計(jì)劃以及支持性文件。當(dāng)危害分析顯示有可能發(fā)生一種或多種食品安全危害時(shí)，企業(yè)必須建立并執(zhí)行書(shū)面的HACCP計(jì)劃。HACCP計(jì)劃必須至少包括以下內(nèi)容：
1）列出危害分析所確定的，可能發(fā)生，且必須對(duì)其加控制的食品安全危害（生物的、化學(xué)的和物理的）。
2）對(duì)已確定的食品危害列出CCP。
3）列明每個(gè)CCP必須滿足的CL指標(biāo)。
4）列明用于監(jiān)控每個(gè)CCP的過(guò)程的頻率，以確保與CL指標(biāo)一致。
5）列出預(yù)采取的糾正措施計(jì)劃。
6）提供記錄CCP監(jiān)控的記錄保持體系。記錄必須包括監(jiān)控期間獲得的實(shí)際值觀察結(jié)果。
7）列明驗(yàn)證程序和頻率。
HACCP支持文件包括用于制定HACCP計(jì)劃的信息和資料。如書(shū)面的危害分析表、用于進(jìn)行危害分析和建立CL的任何信息的記錄。
支持文件可以包括：制定抑制細(xì)菌性病原體生長(zhǎng)的方法時(shí)所使用的足夠的數(shù)據(jù)，建立產(chǎn)品安全貨架壽命所使用的數(shù)據(jù)，以及在確定殺死細(xì)菌性病原體加熱強(qiáng)度時(shí)所使用的數(shù)據(jù)。除了數(shù)據(jù)以外，支持性文件也可以是與有關(guān)顧問(wèn)或其他專(zhuān)家進(jìn)行咨詢(xún)的信件。
另外，支持性文件還應(yīng)包括：HACCP小組的名單和他們的職責(zé)；在制定HACCP計(jì)劃中采取的預(yù)期步驟的概要以及必須先具備的程序。
（2）CCP監(jiān)控記錄。HACCP監(jiān)控記錄是用于證明CCP處于受控狀態(tài)而保存的。監(jiān)控記錄應(yīng)該實(shí)際發(fā)生的事實(shí)，記錄應(yīng)具有完整性和原始性，有專(zhuān)人定期進(jìn)行復(fù)查，而且應(yīng)該至少每周審核一次，并簽字，注明日期。以確保CCP按HACCP計(jì)劃受控。記錄的復(fù)查驗(yàn)證還將在“原理七：驗(yàn)證程序”中做進(jìn)一步的討論。通過(guò)審查監(jiān)控記錄，可以判斷一個(gè)HACCP計(jì)劃是否在有效運(yùn)行和實(shí)施。
通過(guò)追蹤記錄上的值，操作者或管理人員可以確定一具加工是否正達(dá)到它的CL。通過(guò)記錄復(fù)查可以確定傾向，以加工進(jìn)行必要的調(diào)整。如果在CL發(fā)生偏離時(shí)前定期進(jìn)行調(diào)整，加工者可以減少或消除由于采取糾正措施而消耗的人力和物力。
所有的HACCP監(jiān)控記錄應(yīng)該是包含下列信息的表格：表頭、公司名稱(chēng)和地址、時(shí)間和日期、產(chǎn)品確認(rèn)（包括產(chǎn)品型號(hào)、包裝規(guī)格、加工線和產(chǎn)品編碼以及預(yù)期用途等）、實(shí)際觀察或測(cè)量情況、CL、操作者的簽名、記錄被評(píng)審的日期以及評(píng)審人的簽字。
（3）糾正措施的記錄。糾正措施的記錄除了一般的要求之外，應(yīng)說(shuō)明整個(gè)糾正措施的實(shí)施包括產(chǎn)品的評(píng)估和處理，描述偏離，負(fù)責(zé)人簽名，必要時(shí)評(píng)審記錄。詳細(xì)的內(nèi)容和記錄格式可參見(jiàn)“原理五：糾正措施”。審核時(shí)就是看是否按照HACCP計(jì)劃中所制定的糾正措施去實(shí)施，或者是否按HACCP法規(guī)中所述的要求去實(shí)施，應(yīng)至少一周內(nèi)進(jìn)行審核。
（4）驗(yàn)證記錄。
驗(yàn)證記錄包括：檢測(cè)設(shè)備的校驗(yàn)記錄，產(chǎn)品的檢驗(yàn)、試驗(yàn)記錄（生物學(xué)，物理，化學(xué)）以及HACCP計(jì)劃的驗(yàn)證記錄，進(jìn)口商驗(yàn)證記錄，供貨方保證書(shū)以及原料產(chǎn)品的驗(yàn)證記錄，現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄等。加工企業(yè)應(yīng)在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行評(píng)審驗(yàn)證記錄。
關(guān)于記錄的驗(yàn)證在“原理七：驗(yàn)證程序”中還會(huì)做詳細(xì)的講解。
記錄的要求：各項(xiàng)記錄除滿足各自的具體要求外，還必須滿足下列要求：
1）嚴(yán)肅性-----各項(xiàng)記錄是判斷HACCP是否在執(zhí)行的依據(jù)或CCP是否在控的證據(jù)，必須確保記錄產(chǎn)生的嚴(yán)肅性；
2）真實(shí)性-----各項(xiàng)記錄必須在現(xiàn)場(chǎng)觀察時(shí)記錄，不允許提前記錄或之后補(bǔ)記，更不允許偽造記錄；
3）原始性-----各項(xiàng)記錄必須保持原始性，不允許任意涂改、刪除或篡改；
4）完整性-----各項(xiàng)記錄必須完整，不允許缺頁(yè)、缺項(xiàng)、缺內(nèi)容。因此，設(shè)計(jì)記錄表格時(shí)，在滿足記錄要求的前提下，應(yīng)使其具有可操作性，避免繁瑣。
記錄的審核和保存：根據(jù)法規(guī)要求，應(yīng)對(duì)監(jiān)控記錄、糾正措施記錄和驗(yàn)證記錄進(jìn)行定期評(píng)審，前兩種記錄要求在1周內(nèi)完成，后一種記錄要求在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，所謂合理的時(shí)間是指加工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，以及運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性來(lái)具體安排對(duì)驗(yàn)證記錄的評(píng)審。審核人員應(yīng)在記錄上簽字且注明審核日期。審核時(shí)主要審核是否按規(guī)定的方法和次數(shù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，是否符合CL，是否在必要時(shí)已采取了糾正措施（因?yàn)楸O(jiān)控與糾正措施常常結(jié)合在一起，當(dāng)然有時(shí)糾正措施也可另立檔案）。
記錄一般根據(jù)商品不同而需保存1~2年，即冷藏水產(chǎn)品為1年，而冷凍水產(chǎn)品或其他貨物穩(wěn)定的制品一般為2年，其他說(shuō)明加工設(shè)備、工藝的有效性或研究報(bào)告應(yīng)至少保存2年?？梢杂糜?jì)算機(jī)保存記錄，但應(yīng)注意資料的完整性以及是否簽名的一致性。