㈠    質(zhì)量體系文件確定了職責(zé)的分配和活動(dòng)的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。

----給出了最好的、最實(shí)際的達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的方法，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)的高增值的活動(dòng)；

----界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責(zé)分明，協(xié)調(diào)一致的有機(jī)整體；

----“該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認(rèn)真的執(zhí)行達(dá)到預(yù)期的目的。

㈡    質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。

----證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化；

----證明文件規(guī)定已被有效實(shí)施；

----證明文件處于使用控制中。

㈢    質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。

----文件作為培訓(xùn)全體員工的教材；

----尋求文件內(nèi)容、技能及培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡；

㈣    質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進(jìn)有一個(gè)基礎(chǔ)。

----依據(jù)文件確定工作過程要求可改進(jìn)之處；

----當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時(shí)，成果可得到有效鞏固。